Descubre la diferencia entre CRM y ERP y decide qué software de gestión necesita tu negocio
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Si en posts anteriores vimos qué es un ERP o los tipos de ERP que existen, hoy nos hemos propuesto a aclarar la diferencia entre CRM y ERP, ya que las confusiones entre ambos son muy frecuentes. Los dos son softwares de gestión que ayudan a las empresas, pero con funciones diferentes.
¿Conoces las funcionalidades y beneficios de cada uno?, ¿A qué se refieren estos conceptos?, ¿Cómo conviven dentro de una empresa?, ¿A quién involucran? Si estás dudando sobre qué opción de software elegir, ¡Esperamos ayudarte a decantarte por la solución más adecuada para tu negocio!
Definición
Definición de ERP
Un ERP (Enterprise Resource Planning) hace mención a la planificación de recursos empresariales. Este se centra en los procesos de negocio y el intercambio de datos entre los distintos departamentos. Desde una misma base de datos, gestiona y conecta todos los departamentos de una empresa de forma centralizada, para que funcionen como un todo.
Por ejemplo, ofrece información al departamento de producción sobre los productos más vendidos a la vez que comparte información sobre costes con el área financiera.
Un ERP también es conocido como software de Back Office, es decir, de uso y procedimientos internos que no repercuten de manera directa en la relación con los clientes.
A su vez, un sistema ERP suele estar compuesto por varios módulos relacionados con las diferentes áreas de actividad o departamentos de una empresa. Los módulos más comunes suelen ser: Fabricación, Recursos Humanos (RRHH), Ventas, Inventario, Logística, Cadena de Suministro, Finanzas y Contabilidad.
Puedes encontrarte con sistemas ERP genéricos o a medida. Un ERP estándar cubre las necesidades comunes de una empresa, pero también existen soluciones ERP en el mercado con funcionalidades específicas para todo tipo de negocios: gestión de obras, proyectos, tiendas online, hoteles…
Definición de CRM
Un CRM (Customer Relationship Management) se centra en la gestión de relaciones con los clientes, con el fin de ayudar a mejorar la relación que la empresa tiene con sus clientes (tanto antes de la venta como después) e incrementar las ventas; siendo imprescindible para que los departamentos de atención al cliente, ventas y marketing puedan crear objetivos y plantear estrategias.
También conocido como Front Office de una empresa (ya que sí afecta a las relaciones con los clientes y a procesos internos), un software de gestión de relaciones con clientes es clave para el correcto funcionamiento del departamento de marketing, ya que en un contexto como en el que nos encontramos actualmente, las acciones de promoción o comunicación deben ser segmentadas lo máximo posible para conseguir un aumento en las conversiones y reducir costes tanto por leads como por clientes.
Además, también es una herramienta muy importante para el departamento comercial, al impulsar la profesionalización del ciclo de ventas y realizar un seguimiento certero de cada lead para acabar por ofrecer mejores resultados de ventas.
En definitiva, un sistema CRM identifica los leads más valiosos para el negocio y gestiona sus relaciones de manera eficiente con el fin no solo de conseguir la venta, sino la lealtad (vender más y mejor).
En cuanto a los módulos, un buen CRM debe constar de módulos para la gestión de servicio al cliente, ventas y marketing.
Principales funciones
Tanto los ERP como los CRM cumplen con una serie de funciones tales como:
Principales funciones de un ERP
- Gestión de la producción y cadena de suministro
- Control del stock y almacenaje
- Supervisión de ventas
- Administración de la contabilidad
- Gestión de recursos humanos
- Gestión de proyectos
Principales funciones de un CRM
- Automatización de procesos de ventas (alta y seguimiento de leads, gestión de tareas, sistema de alertas, etc.)
- Recogida y almacenaje de información de clientes (email, puesto, facturación, interacciones con la empresa, etc.)
- Creación de bases de datos para la realización de análisis con fines de marketing
- Seguimiento del departamento comercial
- Creación de segmentos para la consecución de objetivos de marketing o ventas (previsión de ventas, planteamiento de estrategias…)
Implantación
Implantación de un ERP
El proceso de implantación de un ERP es más complejo que el de un CRM, ya que requiere una transformación en los procesos de muchos departamentos o áreas de actividad empresarial.
Suele implantarse en empresas de tamaño mediano o grande, ya que estamos hablando de una importante inversión a la que no todos los negocios pueden hacer frente. Aun así, hay que pensar que, ya sea por su actividad o por su tamaño, no todas las empresas lo necesitan.
Su implementación requiere tiempo, esfuerzo y dinero, pero como hemos dicho en otros posts, es una importante inversión que a largo plazo trae numerosos beneficios.
Implantación de un CRM
Implantar un CRM es mucho más sencillo y barato, ya que requiere menos tiempo y un menor número de licencias (se añade y se adapta al actual sistema de gestión). Es una herramienta más dinámica y ágil no solo en cuanto a implementación, sino también en referencia a su uso, aprendizaje, funcionalidades y precio.
En el mercado de softwares existen soluciones mixtas que incorporan herramientas tanto ERP como CRM, pero también es habitual encontrarlas por separado. Lo recomendable es que tanto ERP como CRM estén sincronizados, de modo que, por ejemplo, los datos de ventas alimenten los objetivos de producción, y que luego alimenten las proyecciones financieras.
Principales beneficios
¿Cuáles son los beneficios de implantar un sistema ERP y un CRM? A continuación, enumeramos algunos:
Principales beneficios de un ERP
- Ayuda a controlar y reducir costes operativos y de producción
- Aumento de la eficiencia gracias al análisis de KPIs
- Mejora de procesos interdepartamentales
- Mayor comunicación entre departamentos
- Aumento de la fiabilidad de los datos
- Toma de decisiones de calidad, informadas
- Mejora la productividad empresarial
Principales beneficios de un CRM
- Facilita la realización de tareas de marketing y ventas
- Ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas
- Permite aumentar los ingresos y la rentabilidad
- Ayuda a captar nuevos clientes y a fidelizar a los ya existentes
- Mejora el servicio al cliente
Tipo de empresa
La mayoría de soluciones ERP y CRM son compatibles entre sí, la elección de una u otra va a depender del tamaño de la empresa. Aunque sean diferentes, su labor en la empresa es complementaria y ambos buscan la adaptación de los negocios a la transformación digital.
Un ERP suele ser utilizado por medianas y grandes empresas (al ser más complejo y costoso). Aun así, hay empresas que por su tamaño u organigrama departamental, no necesitan implementar un ERP que centralice toda su actividad. En cambio, un CRM sí que es apto para todo tipo de empresas (¿qué negocio no busca aumentar sus ventas?).
En definitiva, con sus similitudes y diferencias, ambos softwares de gestión tienen como objetivo mejorar el funcionamiento de un negocio y se constituyen como herramientas clave a la hora de gestionar su proyección de crecimiento. Todo dependerá de las necesidades y las capacidades económicas de aquellas empresas que deseen implantar alguno de estos sistemas de gestión.
Como habrás comprobado, la principal diferencia entre CRM y ERP está en que el primero busca mejorar las relaciones con los clientes y aumentar las ventas, y el segundo busca una mayor eficiencia de los procesos empresariales y reducir costes.
¿Has aclarado las dudas que tenías acerca de la diferencia entre ERP y CRM?, ¡Esperamos que sí! Si, aun así, te gustaría obtener más información o recibir asesoramiento puedes ponerte en contacto con nosotros, te ayudaremos en todo lo que esté en nuestra mano.